Controlando meu próprio tempo, ou: porque não respondo suas mensagens na internet imediatamente sempre

Muitas pessoas falam comigo na internet todos os dias. Não sou nenhuma netcelebridade, mas meus podcasts e minha própria atuação profissional, bem como amigos virtuais sempre estão pipocando em notificações no iPad, no iPhone e no Mac.

Estariam pipocando, confesso, se eu não tivesse, há muito tempo, abandonado a prática de ser notificado a cada vez que alguém tem alguma idéia que envolve uma conversa síncrona comigo.

Muito se fala em comunicação síncrona e assíncrona na internet. Emails seriam comunicação assíncrona, telefonemas e mensagens diretas (via WhatsApp, SMS, Telegram ou iMessage), seriam comunicação síncrona, ou seja, uma pessoa sabe quando você recebeu uma mensagem, e — no caso recente do WhatsApp, até mesmo quando ela “leu”, ou seja, quando ela acessou a tela onde sua mensagem está escrita.

Isso provoca ansiedade em muita gente, eis porque resolvi escrever este artigo. Em vez de explicar isso para cada um dos meus interlocutores virtuais, mando-lhes este link, daí eles podem entender os meus porquês — ou ficarem ainda mais ofendidos. De todo modo passa a não ser mais um problema meu. :-)

Em princípio, para mim, por zelo à minha produtividade (e ao meu lazer, dá licença?), toda comunicação comigo é assíncrona. Meu iPhone não recebe notificações nem das minhas ligações telefônicas. Exceto minha esposa, meu filho e talvez algum paciente para o qual eu esteja em estado de alerta, todas as ligações são defletidas por padrão, e eu escolho quais delas irei retornar, e quando.

Faço isso, porque tenho como meta controlar o máximo possível o meu tempo, segundo a filosofia de gerenciamento de tarefas GTD, cujo objetivo é desenvolver a certeza de que — a cada momento — você está fazendo o que deveria, segundo critérios que você elaborou.

Se alguém me manda uma mensagem, e espera ansiosamente uma resposta imediata, e sente-se ofendido quando não a obtém, essa pessoa está controlando meu tempo, não eu. É esse não é um direito que eu faculto a muitas pessoas: afinal, é o meu tempo.

Deste modo, não estranhe se uma mensagem sua ficar sem resposta por minutos, horas, dias, ou encarnações. Sinta-se livre para perguntar-me por quê, e também para se ofender. Não é pessoal. É que você não tem o direito de interromper o que quer que eu esteja fazendo, seja qual for o seu motivo, a não ser que eu decida que você pode.

Assim, pode acontecer, por exemplo, de uma mensagem do WhatsApp ficar toda verdinha sem que eu sequer tenha lido a sua mensagem: posso ter acessado a tela para me livrar do “badge”, o número que fica do lado do ícone do App, perturbando o meu juízo.

Se a sua mensagem for importante, para a nossa relação terapêutica, ou pessoal, ou profissional, tenha certeza que ela será respondida, porque as que serão respondidas por escrito, segundo meus critérios, vão para o Omnifocus, um sistema de gerenciamento de tarefas que me auxilia a planejar para o tempo que eu designar para executá-las.

Algumas comunicações, claro, precisam ter como resposta o silêncio. Mas não seja tão rápido para pensar que a sua recai nesta categoria. Só não espere sentado. Queixas sobre porque não respondi imediatamente à sua mensagem são fortemente candidatas à resposta de custo zero: a não resposta.

Isso não significa que eu não responda imediatamente algumas mensagens, às vezes com pequenas justificativas para eu não poder falar no momento. Questionar essas justificativas com “Não acho que seja por isso, por tal ou qual motivo”, ou “você não me engana, eu sei que você leu, o Facebook me informou” são outras sérias candidatas ao esquecimento seletivo.

Vou lhe dizer como eu faço quando quero me comunicar com alguém:

  1. Sou conciso e preciso. Não espero que “preciso falar com você” mereça qualquer resposta. Minha necessidade de falar com você não é justificativa para eu tentar controlar o seu tempo.
  2. Não espero — ainda que eu necessite disso — uma resposta imediata de você. Responda-me se quiser, ou não responda. Você é livre para não responder. Não me sinto ofendido com isso, estou sempre ocupado demais com outra coisa para perder meu tempo me ofendendo.
  3. Caso a intercâmbio possa ser do seu interesse, posso enviar uma segunda mensagem, seguindo os princípios do item 1, concisão e precisão, lhe dizendo por quê. Se ainda assim você não responder, posso ter me enganado avaliando que seria importante para você, responder minha mensagem. Neste caso, assumo total responsabilidade pelo engano, enquanto estou pensando/fazendo algo mais importante, porque nunca faltam estas coisas na minha vida.

Antes que você pense que eu sou blasè ou boçal, lembre-se: a internet é um meio poderoso de comunicação, e está em nossas mãos não deixá-la degenerar-se numa fonte de ansiedade e preocupação.

Para concluir, se você ficou ofendido com esse artigo, você precisa urgentemente encontrar algo mais importante para fazer. Se você achou-o útil, sinta-se livre para mandar este link para outras pessoas, e adquirir mais controle sobre o seu tempo também.

OmniFocus vs. Things: O Filho pródigo à casa paterna torna.

Modos de apresentação das açõesDesde a gravação do último iTech Hoje, graças aos amigos Vladimir Campos e Otávio Cordeiro, fiquei curioso em conhecer a interface e os tão aclamados benefícios da simplicidade, que são parte da filosofia do projeto Things, da Cultured Code.

Quem quer que comece a usar o GTD, a filosofia de gerenciamento de ações de David Allen, se engaja em uma busca incessante pelo “sistema perfeito”, aquele que você revisa uma vez por semana e ele guia você durante toda a semana seguinte para fazer o que tem que fazer.

Há um debate incessante na internet sobre qual dos dois principais programas de gerenciamento de ações para as plataformas da Apple contempla melhor as necessidades de um GTDer convicto.

Acompanho este debate desde logo depois de ler o Livro do David Allen, tendo me decidido, devido à complexidade do meu fluxo de trabalho, e à quantidade de atribuições de que me ocupo, pelo Omnifocus, há uns dois anos.
No entanto, meus amigos minimalistas me venceram: comprei o Things para passar a quaresma, tanto a versão para iPhone como a outra, para iPad.

Passei a semana lendo posts sobre o assunto e tirei a tarde do domingo para migrar (na Unha) os meus projetos do Omnifocus para o Things, para ver se conseguia levar a vida dessa forma, com mais design e simplicidade, e menos complexidade, abrindo mão da poderosa ferramenta que tanto vem me ajudando a ser mais produtivo, ainda que ela favoreça um tanto a minha tendência a “lamber listas”, em busca do sistema perfeito.

Simplicidade é o grande benefício do Things, pude concluir. Não há configuração inicial a fazer, além de ativar o beta, entrando nos settings e chacoalhando o iTreco. Isto nos dá o grande benefício da sincronia com a nuvem, que a equipe do Cultured Code está devendo a seus usuários há mais de um ano, quando todas as outras plataformas implementaram soluções análogas.

A interface do programa é limpa e bem desenhada, e as opções são limitadas, facilitando o uso imediato, bem como dificultando um pouco a vida de usuários GTD mais ‘hardcore’.

O Things usa os conceitos de Projetos e Áreas de responsabilidade como as categorias mais abrangentes de agrupamento de tarefas orientadas ao mesmo objetivo. Uma coisa que achei interessante foi poder deixar uma tarefa boiando em uma Área de responsabilidade, sem que ela esteja em nenhum projeto, ainda que a hierarquia de agrupamento seja AR -> Projetos -> Ações.

A implementação que o Things faz de contextos também é um show à parte. Ele usa tags, para configurar os contextos, ou a prioridade das tarefas, ou o grau de dificuldade, ou o tempo que você leva para fazer, ou o que quer que dê na sua cabeça fazer com elas. Essa flexibilidade não está presente no principal concorrente, o OmniFocus. Nele, os contextos têm a rigidez das pastas em um sistema de arquivos, ou seja, uma tarefa ou projeto não podem ter mais de um contexto.

Apesar de isso ir contra o “cânone” GTD, descobri alguns usos interessantes do conceito de uma tarefa ter mais de um contexto associado a si: Digamos que eu tenha uma tarefa que tenha que ser realizada no Mac, mas que seja uma tarefa de trabalho; se eu estiver no trabalho e selecionar as tarefas que devem ser realizadas naquele ambiente, o OmniFocus só me mostrará as que estão marcadas com @Trabalho. As que estão marcadas com @Mac só aparecerão se eu selecionar este contexto. No Things, se eu marcar uma tarefa como @Trabalho e @Mac, qualquer um dos dois que eu escolher para filtrar as minhas ações mostrará as tarefas marcadas para aquele contexto específico.

Esta é a boa notícia. Um pouco mais de elaboração do seu sistema, no entanto, lhe vai dizer para não marcar com @Mac senão as que você pode realizar em qualquer lugar em que tenha acesso à ele, deixando as tarefas para fazer no trabalho fora do contexto @Mac mesmo que tenha que usar um mac para realizar esta tarefa no seu trabalho.

O Omnifocus foi desenvolvido tendo o processo inteiro do GTD em mente. Merlin Mann, um conhecido escritor, podcaster e GTDer, foi contratado como consultor pelo OmniGroup para garantir que o programa fosse desenhado tendo como base o processo básico de coletar, processar, organizar, revisar e fazer como o principal eixo de sua construção.
Onde o Things lhe oferece uma interface bem elaborada, e minimalista, para começar inserindo as suas tarefas, O OmniFocus apresenta uma tela com pouquíssimas opções configuradas por padrão, e — sugestivamente — duas ações cadastradas: “Ler sobre GTD” e “Começando com o OmniFocus”.

Contextos padrão vêm pré-configurados, para você adaptar às suas necessidades. Até você pre-definir seu sistema, o próprio programa consiste num imenso “open loop”, uma esfinge para ser decifrada.

Isso intimida muitos usuários iniciantes, mas especialmente aqueles que não têm familiaridade com a terminologia e o fluxo de trabalho básicos do GTD.

O Things é uma plataforma interessante, bonita e prazeirosa de usar. Sua simplicidade me atraiu, e me fez migrar todos os meus projetos – funcionou como uma revisão semanal, pois muitos foram modificados no processo, para se adequarem ao “modo Things” de funcionar.

Uma coisa interessante que aprendi com isso é que os dois programas têm grandes apelos para o GTDer wannabe. O Omnifocus tem um sistema de notificações e lembretes, além de sincronizar com o iCal, o que é uma mão na roda para “esquecidos” como eu.

Para comprar e sair usando, claro, o melhor é ir de Things. Com o tempo, porém, e como eu havia tido minha experiência usando extensivamente o omnifocus antes, ele mostra suas limitações.

O GTD implica em tirar as coisas da sua cabeça (coleta), Descobrir o que são, e que destino dar a elas no seu sistema (processamento), que deverá estruturar e pre-definir o seu trabalho (organização) para otimizar a realização das suas tarefoas diárias (ação).

Como parte disso, ter um lugar definido para as next actions é fundamental: O Things coloca tudo como next actions. Se, no entanto, você quiser pedir sua namorada em casamento, como exemplifica este artigo, deve:

  1. Ligar para a futura sogra e descobrir o tamanho certo do anel de noivado @telefone (contexto)
  2. Ir até a loja e comprar um anel de noivado @rua
  3. Ligar para um restaurante bacana e fazer uma reserva @telefone

Se eu selecionar Next no Things e filtrar por tag, digamos, @rua, vou ver outras coisas que tenho que fazer na rua como próximas ações, junto com 2. Ir até a loja e comprar um anel de noivado.
Se eu fizer isto, vou me dar mal: O anel vai ser grande demais, ou pequeno demais, mas em todo caso ela vai pensar que eu estou reciclando um anel de noivado… E foge com o Pierre Ricardin (ver iTech Hoje #17).

O OmniFocus permite-me definir um projeto como sequencial, ou seja, uma ação só vai aparecer como “próxima” quando a anterior for completada.

Concordo que o software do OmniGroup tem uma interface super espartana e confusa, com mais possibilidades de uso que anos de vida de uma pessoa normal.

Mas uma vez aprendidas as suas forças, e decifrada a esfinge, a passagem se abre para uma ferramenta poderosa, que te deixa no controle total do seu sistema, ao mesmo tempo em que configura o seu sistema para controlar você adequadamente.

Uma coisa aprendi nestes dois dias de Things, no entanto: algumas funcionalidades como a pasta Today e a Pasta Next além das Áreas de Responsabilidade, me fizeram remodelar minha base de dados do Omnifocus do zero, para incorporar a simplicidade destas soluções.

No iTech Hoje #17 afirmei que o programa perfeito de GTD poderia ser um cruzamento entre o Things e o OmniFocus: Retiro o que disse. Dá pra configurar o OmniFocus para ele fazer o que o Things sabe fazer, sem abrir mão de características espetaculares, como a localização de contextos via GPS, e a integração com o calendário via assinatura de um servidor CalDav com o OmniSync Server.

Quer aprender mais sobre o Omnifocus? O Screencast que estou preparando já está quase saindo do forno. Se ainda não se decidiu, ou se já comprou o OmniFocus, vai se admirar com o que este programa extraordinário consegue fazer.

Alguns screenshots do OmniFocus